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如何為公司上下設計出他們都想看，而且看得懂的統計報表？
又到一年歲末要做各種年終總結匯報的時候，各大平台早已紛紛推出用戶的“年度賬單”、“年度歌單”、“年度健身數據”等，這些數據迅速地佔據了眾多人的 朋友圈版面，或炫耀、或概嘆、或驚訝，通過平台多角度的匯總信息中，用戶們似乎重新地認識了自己。
數據的價值在現今互聯網時代更愈發得到重視和利用，通過某安全管家的開機提示和內存檢測來指導我們如何優化系統；穿戴各式智能設備檢測心率步數來衡量身體是否健康；累積各項 消費記錄及資金流轉情況來描繪自己的理財習慣……我們身邊的數據不是太少，而是太多了，多到能讓人視而不見。
公司的內部系統中，諸如OA、ERP、CRM、BI、E-HR等都積累了大量員工的真實工作數據和個人檔案，如何運用好這部分海量信息以提煉出有價值的內容，並向目標 用戶進行有效的傳達，讓全公司上下得到一次全面的“體檢”，得到一次更好認識自我的機會，下面筆者將自身的工作過程中總結的經驗心得與大家分享。
設計目的
如何去評價一個人的工作成果？ 評價報告裡標記“優秀”、“良好”的依據又是從何而來？ 同理，如何判斷公司裡的運營情況是否正常？ 單憑感覺的說“好”或“不好”，怎樣才算好，怎樣才算不好?缺乏統一的指標和明確的單位，在分析評價上似乎只能給人一種模棱兩可的感覺。 而內部系統的使用正是給予我們一個 可量化 的數據基礎，將個人行為和公司經營行為描繪出一個精準的圖譜。
- 張三在過去的一年里共遲到4次，曠工3天，出勤率為98%；
- 李四在2017年第一季度共接待顧客200人，其中160人達成了交易，交易總額為100萬，在26位銷售人員中排行第7；
- 行政部門在2月份共使用行政經費1000元，其中辦公文具費用佔比60%，同比下降12%；
- 全公司本年度入職人員為25人，離職人員36人，其中開發部門人員流動率為52%，其中Java工程師平均在崗時長為7個月……
業務統計是一個自上而下的需求過程，投資人需要了解公司的經營情況，老闆需要了解各部門的業績數據，管理層需要了解下屬的工作狀態，員工需要了解自己的績效評分。 相比起上面提到的各種年度賬單，這部分與公司全體利益直接相關而又每日接觸到的數據，更能挑撥上下人員的神經。 一份好的統計報表，猶如X光機一般透視出公司全體各種成績和弊病。
設計原則
1.找准目標群體需求
這點作為一名合格的產品人員則無須過多解釋， 為不同的人呈現不同的數據 ，做到真正的各取所需，避免洋洋灑灑的放出一大堆報表，但可看或有用的卻寥寥無幾。 以下是我匯總的幾種常用的報表需求分析方法：
- 以層級劃分：管理人員關心公司部門各種經營統計的匯總，普通員工則關心更多個人切身相關的績效考勤情況。
個人報表中常見的信息
- 以部門劃分：財務部門著重費用統計信息（報銷費用/借款記錄/稅費支出），人力部門著重人事變動信息（出勤情況/人員流動情況）；總經辦著重項目管理信息（項目進度/流程監控 ）；銷售部著重供應鏈信息（庫存/訂單/銷售額）……
- 以時間劃分：變動頻率高的數據需要以日報統計，部分經營信息因其業務特性需要按月、季或年為單位去統計
2.使用合適的表達方式
數據可視化是現在最時興的方式，各式智能報表也將用戶從繁多枯燥的數據中解放出來，讀圖時代裡，把一份數據統計轉換成報表由原來的一門技術轉變為一門藝術。
舉個例子，每次體檢完，我拿著各項檢測單的時候也是一臉懵逼，受限於專業知識和理解能力，表格上的專業名詞和檢測數值像是天書一般的存在，看得 一頭霧水也沒能明白其個中含義，最後只能再去諮詢專業的醫生為自己逐一解讀，這樣一來二往加大了溝通成本，亦留下了不好的用戶體驗。
大家沒閒工夫的去從一份數據浩如煙海的報表中尋找自己感興趣的信息，尤其是老闆們的時間非常值錢，所以應該提煉關鍵數值，歸納出重要觀點，並加以圖表輔助，讓用戶以更直觀 的方式去接受。 結合一些筆者曾經設計過的案例與大家一同分享：
- 將常用名詞、抽象概念使用恰當的圖標展示，用不同的顏色塊區分數據的層次，避免長篇大論的文字和羅列海量數據，靈活使用圖表（如柱狀圖/餅圖/雷達圖等）或添加前端的 動效，必要地方要添加註釋和公式說明， 讓報表“說人話”，增加報表可讀性 。
- 擬物化表達，將數據變成用戶平時生活中可感的方式展示出來，方便用戶快速理解內容 。 例如使用使用蓄水球來展示手機剩餘數據流量，乾涸充盈代表剩餘情況；使用儀錶盤顯示速度，利用固定刻度呈現變化情況；使用色譜表示企業現金流餘額，通過不同顏色定位到具體情況；使用小 人符號代表會議室使用情況，憑數量多寡判斷其利用率……
- 打破信息孤立，引入信息比較，通過對比去衡量指標成色 。 此處包括同種數據的自身同比、環比，例如張三在2017年3月份的銷售額與其2016年3月份及2017年4月份的數據進行比對；亦包括同種數據的跨組織單位對比， 例如全公司各部門之間的報銷費用對比，部門中各人員的績效分數對比。
結語
無論是面向對像是To B或To C，展示終端是PC端或移動端的統計報表，前提都是擁有並能充分利用各種系統收集的“大數據”。 它們是公司經營過程最直接的反映，但大多數公司缺乏原始積累，一開始設計時沒有專門收集此類信息，或不懂利用，令其一直沉睡在數據庫中。
雖然統計報表只能作為一個輔助模塊依附於各大系統中，但其蘊含的價值是不容小覷的。 它們也許是淹沒在信息流中不起眼的灰姑娘，正等待我們用南瓜車和玻璃鞋去為其點綴，幫助它們完成一次華麗轉身，在讓其煥發青春活力的同時，亦擦亮我們用以 辨別是非的眼睛。
本文由 @ kenfai 原創發佈於人人都是產品經理。 未經許可，禁止轉載。
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