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電子郵件的頑疾很多，它最大的短板就在於過於消耗時間，許多職場人員，都有被迫處於不斷接收郵件、發送郵件的死循環中，而面對這種狀況，各大巨頭又做過 哪些努力，提供了哪些更便捷的方法呢？ 有沒有最終的處理方法嗎？
隨著人口紅利的過去，今天的互聯網巨頭崇尚產品的殺時間屬性，佔用時間越長，意味著產品價值越大。 但有一種產品“殺時間”成了它的短板，從產品開發者到用戶都不希望它過於殺時間。 你們想的沒錯，我說的是電子郵件。
電郵頑疾很多，但最大的短板或許在於過於消耗時間
許多職場人士或許有一種感受，每天的工作時間會被各種接收到的郵件打斷，郵件多的人容易產生隔幾分鐘就去Check一下收件箱的慣性動作，確認下是否有新郵件。
因此，許多人被迫的處於不斷接收郵件、發送郵件的死循環之中，大量時間被消耗其中。
簡單計算一下，假設一天只看100次收件箱，一次花上兩分鐘的話，三個小時就花在了收件箱上。 但對於許多職場人士而言，花在郵箱上的時間或許遠不止。
華盛頓郵報曾指出：許多人在被成堆的電子郵件淹沒之後，無奈的選擇了刪除他們所有的舊郵件。
也因此有人吐槽人生太短，郵箱太滿。 所以，即使今天的電子郵件在不斷突破過去的局限與問題，但它依然存在一個最大的短板——殺時間。
數據顯示：每年發出去的工作郵件仍高達1000億，且以10%的速度在增長。
法國心理學家法比恩·馬西（Fabien Mathy）通過總結卻發現：
自己一年內在工作時用來閱讀、書寫和歸類電子郵件的時間至少達到600小時。 換算下來，相當於6、7、8三個月份每天花8個小時處理電子郵件。
馬西稱：我們已經不能像以前那樣騰出四分之三的時間處理一個項目。
在法國，這種壓在職場人士頭上的“隨時在線”的狀態居然引起了政府的重視，此前法國政府還頒布了一項法律，為該國職場人士賦予”斷網權”，對抗因為科技 發展而興起的”隨時在線”的職場文化。
面對電郵過載殺時間，郵件巨頭們都在如何改進？
手勢操作、移動化商務辦公方向迭代成為基礎能力
為了改善郵件殺時間的特性，巨頭們也操碎了心。 在今天，電子郵箱向移動化商務辦公方向迭代，提高碎片化時間高效處理郵件的能力。
曾經被Dropbox一億美元收購的移動電子郵件客戶端Mailbox，給電子郵件帶來了很強的手勢操作功能。 後來“手勢滑動來將郵件存檔或是刪除”成為了郵件應用必備的標準功能，Google’s Inbox、 Microsoft Outlook、Yahoo Mail，這些巨頭旗下的電子郵件應用均概莫能外。
這樣一來，用戶能夠隨時隨地處理郵件，無需受到文件夾及郵件管理的約束，將一封封電子郵件作為一個個任務，從處理動作到處理時間安排都極具效率。
通過移動化與手勢操作簡化來破局電郵過載、殺時間的難題。 雖然這是一種思路，且已經成為標配，但它只是一種基礎能力，沒有涉及到郵件的管理與優化層面。
特權郵件與數據化管理
如何從簡化操作的基礎上，通過對繁雜的郵件管理本身做出優化逐步提上巨頭們的議程。
其實，早在2011年的時候，Google開發了一套系統，用戶可以通過這套系統快速找出重要郵件並放在屏幕最上方，這種郵件也被稱之為特權郵件。 這樣一來，用戶可以優先處理這些重要郵件，而不是像過去一樣大海裡撈針般尋找它們。
但是哪些郵件是重要的，需要有判定標準，谷歌通過數據化的思路來破局，在此基礎上進一步升級，推出Gmail Metrics。
Gmail Metrics可以基於數百個數據點和可定制化的視覺功能，為用戶提供了可視化的數據分析工具，用戶可以通過這套系統了解自己的郵箱使用情況，對收發郵件數量、分時段郵件流量、 響應時間與回複字數進行統計。
這套數據分析工具可以讓用戶梳理出哪些郵件可能對自己來說是重要的，可以做到回頭去優先處理。 可以說，谷歌通過 特權郵件設計與數據化分析工具管理機制，將用戶篩選重要郵件的效率大大提升了。
高效的郵箱整理能力，能否化解職場郵件辦公痛點？
但智能數據化篩選重要郵件雖然是一大進步，但還不夠，因為大量普通郵件的管理與優化同樣重要。
想像一下：你打開工作郵件第一眼映入眼簾的是密密麻麻的已讀和未讀列表，找郵件可能是辦公效率低下的重要一環。
因此，當前多數廠商主要還是通過郵件整理、聚合的思路讓讓郵件更加易於管理。
谷歌早前有個郵件產品叫Inbox，它可以通過識別郵件中的關鍵詞，將郵件自動歸類，比如：可以抓取優惠等關鍵詞歸入促銷類別，這是一種郵件智能化識別、並 自動聚合歸類的方式來整理郵件，節省用戶時間。
另一個國外電郵廠商是Knowmail，它的整理方式是把郵件自動分類為 “緊急” 、“重要”以及其他的分類，並根據用戶的個人情況為其推送真正有用的消息。
谷歌Inbox與Knowmail都是通過聚合，歸類的思路來整理繁雜的郵件，但是它純粹的自動化思路可能存在一定的局限——即機器主導而非用戶主導，很難做到歸類的精準性與 時效性。
另一種整理歸類是篩選器模式，以Outlook橫掃企業電子郵件市場的微軟，後來發布的Clutter功能扮演著智能郵件篩選器的角色，能利用Office Graph的處理引擎來學習和決定郵件的優先級別 ，能夠根據郵件的重要程度對郵件內容進行重新排列。
而與之類似的國內網易郵箱大師的篩選思路則更進一步，讓用戶自定義將郵件按照“發件人”或“郵件主題關鍵詞”進行聚合分類，在聚合之外，也可以批量移動“XX 主題”郵件到特定文件夾中。 以及針對機票、快遞、銀行賬單郵件卡片化呈現，提醒還款、通知快遞動態等。
很多人在職場有這種體會，平時小組之間或者部門之間，許多郵件是屬於同一主題與性質的。
比如說：
- 作為小組負責人或者部門小領導，會收到許多員工關於晉級的申請需求，以及需要整理聚合的大量同類型的周報、日常工作匯報、跨部門協調郵件；
- 作為HR，需要針對每天接收到的大量不同崗位、不同性質、不同日期面試安排的應聘、招聘郵件歸類整理；普通員工也會收到大量公司內宣郵件、會議記錄或者內部分享材料、設計方案 、與內部跨部門合作或外部合作來往郵件等，許多同一主題、部門或發件人的郵件穿插在郵件列表中，非常繁雜難尋。 一旦錯過回复，想要在郵件海洋中找回往往消耗大量時間。
所以如果將上述說到的郵件按照“週報、內宣、招聘、晉級通道、內部分享、設計方案、合作”等關鍵詞進行聚合，或者批量移動“XX主題”的郵件到特定文件夾中，或者 按發件人地址（比如：人力資源部，內宣部）聚合到一起，呈現在列表當中就一目了然了。
郵箱大師的這種整理思路化解了職場白領辦公的一大痛點：即兼顧手頭工作事項的緊急性與郵件處理的必要性。 這本質是讓職場人士在特定時間專注於工作，在時間空檔期集中處理這些分類整理的郵件，告別隨時在線的狀態。
即時通訊+社交平台+電郵整合，各廠商社交化破局思路走出差異化
巨頭們想到的另一種辦法是：從郵件的溝通效率入手來化解郵件殺時間的短板。 如何提升處理郵件的效率呢？
郵件社交化正在成為各大電郵巨頭正在嘗試的路徑。
社交類網站Facebook已經推出現代通信系統，想讓手機短信、即時消息、Email和Facebook消息等多種通訊手段進行無縫整合。 這樣一來，用戶可以通過將即時通信、社交平台、郵件三位一體，實現移動辦公，通過閒暇社交的碎片化時間間隙也能處理郵件，不錯過任何郵件。
但弊端也很明顯，就是社交平台也成為了郵件接收入口，這意味著郵件隨時在線的狀態時刻會破壞用戶的生活閒暇時間，讓工作郵件隨時在線，模糊工作與家庭生活的界限，高效辦公不 意味著要讓工作擠占生活的空間。
早前網易郵件大師也推出了郵箱建群的功能，即為多個團隊成員創建一個郵箱地址，對外公佈一個郵箱地址，只需要一個郵件地址就行了。 這種群通訊社交的好處是封閉在工作小圈子內，項目郵件全組同步，處理效率得以提升。
另外再看Front，成立於2013年總部位於舊金山的Front 是一款專注客戶溝通與團隊收件箱管理的協同服務。 Front的一大特點是：提供了收件箱共享功能。
所謂共享就是作為任務來源的團隊成員收件箱可整合到一個池子，然後在Front按照策略進行任務分派。 它還將郵件、短信以及 Twitter 三種溝通渠道整合在一起，也是一種社交化思路，管理者可以按照不同的標籤將渠道分類，與客戶之間的溝通都可以在軟件裡完成。
它的創新之處在於：與客戶之間的對話記錄有了一個很好的共享方式，將客戶對話進行多個維度的管理，避免重複溝通消耗，也就是說一次溝通之後不再需要通過郵件轉發 給其他人，郵件來往的時間成本消耗就可以免了。 據悉目前已有超過1000家公司使用Front的服務。
AI智能化，讓AI成為回复郵件的智能助理與私人秘書
不久前，在谷歌開發者大會上，谷歌在Gmail上推出了一項智能回复技術，即運用AI技術生成自動回复的功能Smart Compose。 這項功能是基於機器學習的智能回复，而且用戶能在發送回復之前對回复的內容進行編輯，以便準確地表達自己的意思。
這項功能相當於讓AI成為自己的郵件助理與私人秘書，給予人們一種應急方案，並節約輸入文字的寶貴時間，顯然能夠有效提高郵件回复的工作效率，確實值得稱讚。
另外，谷歌也已經開始向用戶開放Web版Gmail的離線功能，可以在沒有連接到網絡的情況下編寫、搜索、刪除和歸檔郵件，在連接到互聯網的時候同步更改，Gmail的離線功能也可以說 是一大進步，這幫助用戶碎片化時間以及離線等特殊情況下可以快速處理緊急郵件。
極端的解決方案：郵件付費化
美國著名程序員與風險投資家Paul Graham曾經將“解決電郵過載”認為是價值10億的商機，他認為：電子郵件之所以無孔不入，是因為它存在著一個固有的問題導致了這些郵件過載的情況 ——即電子郵件無法讓收件人控制誰可以給他們發郵件。
而且，發送郵件是免費的，如果讓人們在發一封郵件之前三思，那麼郵件的發送量將極大減少。
所以有國外專家認為：如果讓人們花錢發送郵件，人們就不會這麼頻繁的發送郵件，這也解決了處理郵件過載的核心問題——自動地調整控制收件人的入站郵件信息流。
當然這種方式雖然有效，但也有點天真了，畢竟為之買單的人少。 因為花錢發送郵件畢竟是損已又不利人，是反人性的。
結語
讓用戶花錢去發送郵件又或者是通過政府實施相關政策，來斬斷電郵的隨時在線，其實是有點懶政的思路。 如何不要讓收件箱吃了我們的工作時間，高效的在工作時間裡完成工作才是最重要的，也是郵箱廠商正在努力的方向。
作為最古老的互聯網服務之一，電子郵件誕生至今已有近40年的歷史而沒有被顛覆，在於郵箱在不斷進化。
從以上諸多郵箱廠商的做法來看，從社交化、聚合化、數據化管理、收件箱共享、向協作工具模式進化、AI智能化等方向逐步改善郵箱殺時間低效率的問題，這些破局動作 均有不同的腦迴路，有其可取之處，基於對當前郵箱殺時間的難題，用戶顯然也需要多樣化的適合自己的解決方案。
因此，未來廠商互相借鑒整合各自創新之處迎合用戶需求或成趨勢。 對於用戶來說，這些微妙的變化其實是一種辦公利好，最重要的學會善用這些郵箱功能、高效管理自己的時間，不做收件箱的奴隸而成為郵箱的主人，給職業生涯的高效 工作帶來新的可能性。
#專欄作家#
王新喜，微信公眾號：熱點微評（redianweiping），人人都是產品經理專欄作家，互聯網從業者，百度百家、艾瑞網專欄作家、虎嗅網、鈦媒體認證作者，關注IT熱點背後的 本質，窺視TMT行業精髓，分享有價值的觀點。
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