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「复盤」經驗分享:英國石油公司的12條“秘訣”

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复盤說到底就像初高中常做的看錯題,總結錯題一樣,都是通過自己過去的錯誤來警示自己,著眼於未來! 在下一次實踐中運用避免上次的錯誤,才是「复盤」的意義。

為期兩個月的項目時間結束了,昨天下午進行了項目答辯,暫且不說項目做的怎麼樣。 第一次組建團隊,從零開始,大家為了同一個目標去努力,去學習,這種感覺是最好的,同時學到的東西也是很多的。

項目過程中的提升,不只限於知識和技能的增長,更重要的兩點是「溝通」和「團隊」。 能進行高效溝通的團隊才是一個合格的團隊,這是我們的核心感受。

昨天的答辯會上,老師提到了很重要的一點,就是「复盤」。

什麼是「复盤」

「复盤」其實是圍棋術語,意指對弈者在下完一盤棋后,把對弈過程重新擺一遍,看哪裡下的好,哪裡不好,又有哪些地方又不同甚至很好的下發。

那麼用到我們工作中,可以理解為: 從過去的經驗中學習,並講經驗轉化成自己的能力。

复盤不僅僅是總結,而是以學習為導向的一種總結形式。 所以復盤過程中,我們一定要注意思考所有的經驗教訓,抽絲剝繭,從中獲得問題源頭所在,並且形成規範性的文件或總結,為未來的項目做支撐。

「复盤」方法

這一方面,已經很多牛逼公司做的非常到位。 特別是英國石油公司,不僅充分使用「复盤」工具對項目進行複盤,提升組織能力,還將這些复盤的經驗進行總結提煉,形成 12 條“秘訣”:

1. 集會議

召開面對的會議,對於召集會議的時間理想狀態是——在項目結束後兩週。

同樣,對於項目复盤的地點,盡可能靠近項目進行的地方,這樣可以在項目复盤會議上,重啟大家的記憶,有助提升項目复盤效果。 如果可以,把項目复盤會議當成一次慶祝活動。

2. 邀請合適的人

邀請一個客戶參加,這樣可以將討論出來的結論,馬上傳遞給客戶。 同時,項目負責人一定要參加,項目主要成員也要參加。 如果能把領導也請到,會大大提高利益各方的重視程度。

3. 任命聯絡人

指定一名獨立的聯絡人,這個人是和項目干係不大的第三方人員,不能是領導,也不必是業務專家,只要能引導大家討論、開好項目复盤會。

4. 重溫項目的目標和交付成果

項目复盤從明確最初的目標開始,詢問“我們預期的目標是什麼?”、“我們取得的真正成果是什麼?”、“我們是否達成了預期目標?”

5. 重溫項目的計劃過程

項目复盤,需要重新審查項目計劃,將它實際情況進行對比,找出差距。 如果可以,描繪出項目的全貌。 畫出項目的流程、關鍵任務,這樣可以知道項目哪些是延遲,哪些是達成。

6. 詢問“什麼做的很成功”

項目复盤要從好的地方開始,不要一上來就自我反省、開批鬥會。

聯絡人可以問“在目標達成過程中,我們取得成功的有哪幾步?項目中做得最棒的是什麼地方?”同時多問幾個“為什麼”,它會讓你很快找到問題的 根源。

7. 分析成功原因,並將結論轉換成對未來工作的建議

這個部分,可以採用團隊共創(行動學習的一種形式)的方法,讓大家創暢所欲言,自由探討,不打擊、不壓抑大家的聲音,將衝突引導為建設性的對話,逐步達成共識。

8. 詢問“哪些可以做的更好”

記住一點: 沒有完美的項目!

所以,項目复盤要多問“哪些地方可以做得更好?”、“還有哪些缺憾和遺憾?”同時,要巧用5why 法,多問幾個為什麼,探尋項目未能做到做好 的原因。

9. 找出困難和改進建議

項目复盤,應該著眼未來,不要糾纏於過去錯誤。

可以從以下幾個問題去提問:

  1. 在當時的條件下,我們能做得更好嗎?
  2. 在現有的條件下,我們怎麼把這些項目做得不一樣,才能保證我們的成功?
  3. 如果有同樣的機會做這樣的項目,你會在哪些方面採取不同的方法?

10. 確保沒有遺漏,每個人都暢所欲言

也就是說,在項目复盤會結束時,你不能讓離場的人覺得還有事情沒有說清楚。 所以,我們可以用打分和評價的方式,來確認是否有遺漏的事項。

你可以問大家:“你對這個項目的滿意程度如何?如果10分為滿分,你會打多少分?如果有人打了不滿10分的,你可以問”你覺得怎麼樣才能達到10分呢? ”

11. 詢問“接下來做什麼”

也就是把項目复盤的經驗,用在新項目中。 詢問“接下來我們經可以做什麼呢?”、“大家有什麼新項目可以把這次的項目复盤經驗用上?”

12. 整理並分發會議記

用結構清晰、簡明扼要的方式記錄項目复盤會議,在會議結束後,發給大家,讓大家從這些項目經驗中受益。

我們團隊在這次項目中可以提升的地方就在於團隊間的溝通,溝通在一個團隊當中是非常非常重要的一環,沒有高效的溝通,項目的進度會很慢,而且返工率會很高, 這是我深切體會過的。

在任務目標的確定和任務的分配上,任務目標要夠精確,具體到某個功能的實現,某些可重複調用函數只需做一遍,最大限度避免時間和資源的浪費。

不僅做項目需要「复盤」,有很多事情都可以通過「复盤」來總結經驗。 說到底就像初高中常做的看錯題,總結錯題一樣,都是通過自己過去的錯誤來警示自己,著眼於未來!

當然更重要的是「實踐」,空想沒有任何作用,在下一次實踐中運用避免上次的錯誤,才是「复盤」的意義!

 

作者: 阿浩同學,公眾號: 大學IT圈

本文由 @阿浩同學 原創發佈於人人都是產品經理。 未經許可,禁止轉載

題圖來自 Pixabay,基於 CC0 協議

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